Telecom Inspirience awards

Categorie: Best Cloud Communication Project
Ingezonden door: Vandaag Groep
Klant: Probo Print

De klant
Probo Print in Dokkum is een toeleverancier voor de grafische industrie. Er werken 150 personen. www.probo.nl

De klantvraag
Aangezien dit bedrijf jaar op jaar erg hard groeit (in twee jaar van 30 naar 150 personen), ligt in die groei de belangrijkste klantvraag.

Punt 1: Het DECT-systeem
Probo gebruikte een traditionele PABX, die op zich prima beviel. Door de harde groei van het bedrijf waren echter kostbare uitbreidingen nodig. De flexibiliteit van Cloud Telefonie was in deze klantcase dus volledig op zijn plaats.

Maar misschien nog belangrijker: het binnenkomende telefonieverkeer was in de oude situatie lastig te sturen naar de juiste medewerker zonder tussenkomst van een receptioniste. Na oplevering van de nieuwe Cloud Telefonie-oplossing bleek pas wat men aan belverkeer – en dus omzet – was misgelopen (zie ook: ‘De oplossing’).

Punt 2: Het DECT-systeem
Probo werkte tot voor kort met het N720 DECT-systeem van Gigaset, waarop 25 DECT-handsets aangesloten waren. Dit systeem kan tot 100 handsets aan. Maar het bedrijf groeide zo hard dat hier een oplossing voor moest komen. Gigaset tipte de Vandaag Groep dat eind 2018 de N870 op de markt zou komen, een systeem dat veel meer handsets aankan. Omdat daar niet op gewacht kon worden, is in samenwerking met de klant besloten een pilot project te starten met dit gloednieuwe systeem.

Grote voordeel voor de klant: die kon hierdoor met dezelfde handsets verder gaan. Begin oktober is dit uitgerold.

De oplossing
Er is een Hosted Telefonie-oplossing van RoutIT geleverd voor 150 personen. Ruim 100 daarvan op basis van een DECT-toestel.

Op basis van nummerherkenning van het inkomende telefonieverkeer, worden gesprekken nu direct bij de juiste teams afgeleverd. Teams zijn samengesteld op basis van omvang van de klant en de gevraagde specialiteit. Dat ondersteunde de oude centrale niet. Dat dit veel opleverde, bleek wel na oplevering van de Cloud Telefonie-oplossing: de klant moest uitbreiden in receptionistes omdat er opeens veel meer telefonieverkeer binnenkwam. In de oude situatie viel veel inkomend belverkeer weg, wat de nodige omzet heeft gekost.

Wat maakt dit project bijzonder
1. We zijn trots dat wij deze klant daadwerkelijk hebben geholpen door de juiste routeringen in orde te maken. Dit heeft meer efficiency opgeleverd, minder verlies van inkomende gesprekken en dus veel geld opgeleverd voor de klant.

2. De vlekkeloze uitrol van het nieuwe DECT-systeem is erg bijzonder en is gelukt door een goede samenwerking tussen Vandaag Groep, Gigaset en klant. Probo is een productiebedrijf dat 24×7 draait en goed draait. Het was een uitdaging om de 20 nieuwe basisstations, die op behoorlijke hoogte opgehangen moesten worden, en alle handsets opnieuw aan te melden, zonder dat dit gevolgen had voor de bereikbaarheid. Hiervoor is een compleet plan opgesteld, inclusief de RoutIT Hipper-app op mobiele telefoons om een failover-dienst te creëren ten tijde van de installatie. Zo is de bereikbaarheid gegarandeert die zo belangrijk is voor deze klant. De oude base stations werden verwijderd en de nieuwe tegelijkertijd opgehangen en alle toestellen aangemeld op het nieuwe systeem. Uiteindelijk is dit in 3,5 uur gerealiseerd en draaide alles weer.

BACK
Helpdesk